一般的中文书信由六个部分构成。这六个部分是：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期。下面分别说说它们在格式上的要求。
（1）称呼
写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
（2）问候语
问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。
（3）正文
正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
（4）祝颂语
祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。
（5）署名
写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“同学”、“好友”，“弟”“妹”等。
（6）日期
发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行。
由于中西方文化的差异,英文书信格式和信封格式均与汉语有许多不同之处。英文书信,特别是私人信件,通常包括以下五个部分,即:1.信头(Heading);2.称呼(Salutation);3.正文(Body);4.结束语(Complimentary close);5.签名(Signature)。其格式如下:
Tianjin No. 1 Middle School
(信头) Tianjin, China (写信人的地址)
January 1st,2004(写信的日期)
Dear Linda,(称呼)
_______________________(正文)
(结束语)
Yours sincerely,
Yang Weiwei(签名)
下面我们来具体谈一谈这五个部分的写作。
1.信头(Heading)包括写信人的地址和日期,通常放在信笺的右上角,顺序是先写地址,后写日期。地址和日期的写法都要符合英语的习惯。写地址应由小到大:门牌号码。街名。城(县)名。省名。国名。这同汉语的习惯正好相反。日期有两种写法:①月。日。年(如December 17, 2003)②日。月。年(如17th December, 2003)。一般来说,美国用第一种写法,英国用第二种写法。
2.称呼(Salutation)英文信里的称呼一般以Dear...或My dear...开头。例如:Dear Dad, Dear John, My dear Grandma等。
3.正文(Body)它是书信的主体部分,是写信人对收信人要谈论或陈述的内容。正文要求文字简明达意,层次分明,所述内容全面,字迹清楚。注意英文书信通常不像中文信那样用"你好!"开头。如果是写回信,通常应先提到收到对方的信,并表示谢意,如Thank you for you letter of November 7, 2003.然后再回答对方的问题,或者陈述自己的意见。
4.结束语(Complimentary close)位于正文之后,在熟悉的人之间常用Sincerely yours,/Yours sincerely,在不太熟悉而应该客气的人之间常用Truly yours,/Yours truly,在亲密的亲友之间常用Yours affectionately,/Affectionately yours,/Yours,等等。注意,在结束语之后,必须加上逗号。结束语通常写在正文最后一行的下边。
5.签名(Signature)最好是用墨水钢笔亲笔签名,即使是打印出的信件,最后仍需亲笔签名。签名的位置是在结束语下面一行至二行。除了对熟悉或亲密的人以外,签名必须写全姓名。
(1)寄件人地址姓名应写在信封左上角。 (2)收件人地址姓名应写在信封右下角。 (3)用法文、英文书写时，按姓名、地名、国名逐行顺序填写，地名、国名用大写字母书写。 。 (4)用中文书写时，按国名、地名、姓名逐行顺序填写。 (5)用法文或英文书写以外的文字书写时，寄达国国名和地名应用中文或法文、英文（字母要大写）加注。寄件人名址如只用中文书写时，必须用法文、英文或寄达国通晓的文字加注我国国名和地名。